Biuro hybrydowe, czyli jakie? Po pierwsze - dostosowane do potrzeb

Przestrzeń do pracy musi dostosowywać się do oczekiwań najemców i ich pracowników – a te ewoluują szybciej niż kiedykolwiek. Jaką metamorfozę muszą przejść klasyczne przestrzenie? Tego dotyczyła dyskusja o elastycznych biurach, jaka odbyła się w ramach tegorocznego wydarzenia Property Forum 3 września 2021 roku w Warszawie.

Biuro straciło status wyłącznie miejsca pracy, stając się agorą – punktem spotkań i edukacji. Po okresie, kiedy biura niemal w całości przeszły na pracę zdalną, coraz więcej firm decyduje się na stopniowy powrót do biur stacjonarnych i funkcjonowanie w różnych modelach hybrydowych. Jak zmieniło się zapotrzebowanie na przestrzeń i jakie wnioski po 1,5 roku pandemii? W trakcie dyskusji mówił o tym Michał Balcerkiewicz, prezes Balma SA.

- Biura się zmieniały już od wielu lat. Projekty ewoluowały od jak najbardziej efektywnego wykorzystania metra kwadratowego w kierunku różnicowania funkcji, co przekładało się na wyposażenie i wykorzystywane produkty. Pandemia ten proces przyspieszyła, domknęła niektóre kwestie i faktem jest, że jesteśmy obecnie w trakcie dużej zmiany. Z jednej strony dotyczy to przestrzeni w biurach, ale także widzimy rewolucyjne zmiany w kulturach organizacyjnych firm. 

Kto wróci do biur?

 Czy czekają nas więc powroty do biur, a jeśli tak, do jakich biur i pod jakimi warunkami? Odnosił się do tego także Przemysław Wardęga z Immofinanz.

- Z punktu widzenia właściciela nieruchomości i od niedawna operatora powierzchni elastycznych jasno widać, że po 18 miesiącach pracy zdalnej i pozytywnych doświadczeniach z tym związanych firmy często chcą utrzymywać pracę z domu, ale tylko po części. Od lata tego roku widać, że spora część ludzi z ulgą podchodzi do faktu, że może wrócić do swojego naturalnego środowiska pracy, jakim jest biuro. Wielu z nas chce być "part of the game". Chcemy czerpać energię od innych i być częścią grupy. Siedząc w czterech ścianach własnego domu, tego nie zrobimy.

Jak podkreślał przedstawiciel Immofinanz, z rozmów z  najemcami wynika, że to Millenialsi najbardziej zgłaszają potrzebę powrotu do biur. To oni twierdzą, że są mniej wydajni, mniej efektywni i kreatywni i mocno podkreślają, że zaciera im się znaczenie słowa "dom", które do tej pory kojarzyło się z wypoczynkiem.

- Powierzchnie biurowe nadal są wynajmowane - jako Immofinanz po pierwszych 6 miesiącach 2021 roku mamy obecnie obłożenie na poziomie 94,9%. Ale oczywiście jesteśmy też świadomi, że mierzymy się z największym poziomem pustostanów od października 2017 roku. Wydłużyły się też procesy decyzyjne, bo najemcy są mniej skorzy do podejmowania długoterminowego ryzyka, szukają powierzchni nierzadko tylko na 4 czy 6 miesięcy, dlatego nasza decyzja, aby postawić na najem elastyczny, okazała się wyjątkowo korzystna - dodawał Przemysław Wardęga.

Którzy właściciele nieruchomości i operatorzy okażą się zwycięzcami, a którzy stracą na tej sytuacji? Ci, którzy będą w stanie zaspokoić wszelkie możliwe potrzeby najemców biurowych i to najlepiej pod jednym parasolem. Nie chodzi tylko o to, by być najemcą coworkowym, ale o to, by móc oferować ad-hocowe powierzchnie - dla konkretnych projektów, grup roboczych, audytów, które pojawiają się na kilka miesięcy. 

Czego dzisiaj potrzebują pracownicy?

Do jakich biur będą chcieli wracaćpracownicy?

Dominika Zielińska z Workplace Solutions zauważała, że przede wszystkim do biur zdrowych.

- Pandemia uświadomiła nam wszystkim, jak bardzo różni jesteśmy. Wiemy, że nie ma czegoś takiego, jak jedno rozwiązanie do wszystkich. Przed pandemią łatwiej było wrzucić wszystkich najemców do jednego worka pod nazwą "activity base", "desk sharing" czy inne ładne, okrągłe stwierdzenia, które mało kto realizował na poważnie. Gdybyśmy spojrzeli na całą Polskę, to prawda, jest taka, że nikła część biur zapewnia godne warunki do pracy.

W polskiej przestrzeni pracy największym problemem wciąż nie jest design czy liczba metrów na osobę, ale brak szacunku do pracownika, dodawała Dominika Zielińska.  I to właśnie poziom leadershipu jest tym, od czego należy rozpocząć rozmowę na temat zmian, jakie powinny zajść w miejscach pracy. 

Dominika Zielińska odniosła się również do kwestii powrotu do biur i modeli pracy hybrydowej. 

- Millenialsi chcą powrotu do biur z prostego względu - nie mają wystarczająco dobrych warunków w domu, aby komfortowo pracować. To są mnie zamożne pokolenia - z badań jasno wynika, że starsze pokolenia mają większe metraże, a często domy za miastem, dlatego niechętnie wracają do pracy w biurze. Młodsze pokolenia często żyją w małych mieszkaniach, więc dla nich powrót do biura jest bardziej atrakcyjny.

Biuro hybrydowe, czyli jakie?

Uczestnicy dyskusji zastanawiali się również, jak rozumieć pracę hybrydową i biuro hybrydowe, które to pojęcia od roku odmieniane są przez wszystkie przypadki.

- Nikt z nas tak naprawdę jeszcze nie wie, czym jest biuro hybdrydowe - mówiła Dominika Zielińska. - Czy ktoś z nas widział już taką realizację? Od półtora roku teoretyzujemy. 

Zgodził się z nią Wojciech Witek z Iliard Architecture & Interior Design.

- Każde z biur hybrydowych będzie w praktyce wyglądało inaczej. Jest to związane przede wszystkim z  kulturą danej organizacji. Uważam, że to wielka szansa dla nas wszystkich jako pracowników - aby zastanowić się nad sobą, zdefiniować balans pomiędzy życiem prywatnym a życiem zawodowym. Ostatni rok na pewno dał nam wszystkim dużo do myślenia. Po miesiącu od powrotu do biura w nasze firmie mamy właściwie z każdym pracownikiem rozmowy o tym, aby umożliwić mu pracę w zupełnie indywidualny, najbardziej dopasowany do jego potrzeb sposób. Jedni potrzebują pracować zdalnie, inni - dwa dni być w biurze, trzy dni w domu, ktoś inny chce o połowę obciąć etat, żeby mieć więcej czasu dla siebie. Jak to wszystko pogodzić i wpisać w kulturę organizacji? To jest teraz największe wyzwanie dla osób zarządzających. 

Dominika Zielińska dodała w kolei, że podejmując decyzję "office first" czy "remote first" trzeba patrzeć, w którą stronę ciąży organizacja i w której grupie potrzeb są kluczowe dla firmy pracownicy. 

- Nie dogodzimy wszystkim. Aby biznes działał, musi się oprzeć na tych, którzy go w największym stopniu tworzą. W każdej organizacji to jest jakieś 25% ludzi - trzeba ich zlokalizować, zorientować się, jakie mają potrzeby i dostarczyć im to, czego potrzebują. I tak, część ludzi odejdzie z pracy. Ale bez decyzji ze strony zarządzających, w którą stronę zmierzamy, i tak odejdą, ponieważ faktem jest, że wiele osób już podjęło pewne decyzje w trakcie pandemii.

Inną wartą poruszenia kwestią jest to, że rozwiązania hybrydowe oznaczają większe koszty dla organizacji. Aby pracownicy chcieli powrotu do biur, muszą mieć pewność, że coś na tym zyskują. To nie oznacza wyłącznie benefitów finansowych, ale także te zdrowotne.

- Problem polega na tym, że prawie nie ma w Polsce zdrowych biur i prawie nikogo nie było dotąd na nie stać. A po pandemii biura hybrydowe będą z pewnością wymagały jeszcze większych nakładów finansowych, bo taki rodzaj biura wymaga sporych inwestycji. Powinniśmy zacząć więcej mówić o tym, że przestrzeń pracy to inwestycja, a nie koszt - dodawała Dominika Zielińska. 

Biura hybrydowe na pewno będą większe - potwierdzał Bartosz Trzop z pracowni Trzop Architekci. - Wszystkie badania potwierdzają, że w biurze potrzebujemy przede wszystkim innych ludzi, mamy dosyć siedzenia samemu w domu. A to oznacza, że biuro hybrydowe będzie musiało zapewnić więcej przestrzeni. Mamy oczywiście system share desking, ale jeśli inwestor decyduje się na przejście biura w system 3+2 lub 2+3, oznaczać to będzie potrzebę większej przestrzeni. 

Zdrowe biuro - bezpieczeństwo w trakcie pandemii

Jak projektować biuro pod znakiem dystansu społecznego? Jakie rozwiązania się sprawdzą, a jakie już nie? Wiele rozwiązań z zakresu bezpiecznego biura weszło już na stałe do repertuaru polskich biur. W trakcie dyskusji mówiła o tym Karolina Jóźko, Key Account Manager Commercial Poland, Tork.

- Z badań światowej organizacji IFMA wynika, że pracownicy uznają zapewnienie zdrowego i bezpiecznego biura za najwyżej ceniony czynnik kształtujący działalność miejsca pracy. Podobnie w badaniach przeprowadzonych przez Savills - 80% badanych uznało bezpieczeństwo za kluczowy element ich środowiska pracy. Pracownicy, którzy wrócą, muszą się czuć bezpiecznie. My również prowadzimy takie badania i jasno z nich wynika, że ponad połowa osób nadal nie czuje się bezpiecznie w swoim miejscu pracy i oczekuje wciąż wyższego poziomu higieny w biurze, do którego wraca. Tutaj jest jeszcze bardzo dużo do zrobienia. 

 W dyskusji wzięli udział:

• Michał Balcerkiewicz prezes, Balma SA
• Karolina Jóźko, Key Account Manager Commercial Poland, Tork
• Bartosz Trzop, architekt, założyciel, prezes zarządu, Trzop Architekci
• Przemysław Wardęga, Senior Communication and Marketing Manager Poland, Immofinanz
• Wojciech Witek, założyciel, partner, Iliard Architecture & Interior Design (Reesco Group)
• Dominika Zielińska, partner zarządzający, Workplace Solutions

Dyskusję moderowała Justyna Łotowska, dziennikarka PropertyDesign.pl

RETRANSMISJA SESJI DOSTĘPNA POD TYM LINKIEM

Podobał się artykuł? Podziel się!