Activity Based Working dla 1100 pracowników? Aon wie, jak to robić



PropertyDesign.pl - 29-05-2018 11:22


Nowoczesne, świeże, dynamiczne – tak można określić nowe biuro firmy Aon w krakowskim kompleksie biurowym Enterprise Park, które wyszło spod kreski pracowni BE DDJM. Na 10 tys. mkw., 4 piętrach i dla ponad 1100 pracowników zdecydowano się wdrożyć ideę Activity Based Working. Czy było łatwo? Z pewnością nie. Ale efekty mówią same za siebie.

Motorem napędowym całego przedsięwzięcia była rozrastająca się kadra pracowników, która powoli zaczynała się nie mieścić w poprzednich siedzibach. – Potrzebowaliśmy nie tylko dużego, ale i elastycznego biura. To była doskonała okazja do tego, aby zmienić zarówno miejsce, jak i sposób pracy – mówi Claudia Ferreira, CRE Senior Manager w firmie Aon.

Najważniejszą zmianą, jaka czekała organizację, to rezygnacja z biurek przydzielonych według zasady 1 do 1, czyli z biurka przypisanego do konkretnej osoby. – Wprowadzając Activity Based Working jedno piętro budynku w naszej poprzedniej lokalizacji przekształciliśmy na przestrzeń pilotażową – chcieliśmy, aby pracownicy mogli przetestować ideę Activity Based Working przed jej wdrożeniem w nowej lokalizacji i podzielić się z nami swoimi opiniami testując różne rozwiązania, które się w nią wpisują. Informacja zwrotna od naszych pracowników była niezwykle cenna na dalszych etapach projektowania przestrzeni biurowej – mówi Agnieszka Orlicka, CRE Manager.

Firmie zależało na tym, aby krakowski oddział Aon’u oddawał lokalny charakter. – Biuro miało nawiązywać do polskiej kultury, do Krakowa. Musi również trafiać do konkretnej grupy wiekowej, która tu pracuje. U nas średnia wieku to 31 lat, biuro zatem musi być nowoczesne, świeże, dynamiczne. To było nasze wyjściowe założenie – zaznacza Claudia Ferreira.

Podczas tworzenia biura, Aon stworzył trzy obszary, wokół których skupiono całą zmianę. Nazwano je bricks, bytes i behaviours. - Bricks odpowiada budynkowi i designowi, bytes – technologii, zaś behaviours ma za zadanie zmienić sposób myślenia pracowników o miejscu pracy. Activity Based Working zakłada mobilność i możliwość wyboru stanowiska pracy, a także maksymalne zaufanie do pracownika – podkreśla Marcin Lisiewicz, IT Project Manager.

Oprócz standardowych open-space’ów, w biurze zostało rozlokowanych ponad 60 sal i pokoi spotkań, pokoje relaksu, niewielkie sale amfiteatralne do prezentacji oraz niestandardowe miejsca pracy. – Stworzyliśmy specjalne pokoje do spotkań pozbawione sprzętu audiowizualnego. W połączeniu z wygodnymi fotelami ma to w maksymalny sposób sprzyjać bardziej swobodnej atmosferze rozmów i dyskusji – mówi Agnieszka Miecznikowska, architekt z pracowni BE DDJM, która była autorem projektu nowego biura Aon.

- W biurze mamy do wyboru różne typy przestrzeni, z których możemy skorzystać  w zależności od potrzeb i charakteru zaplanowanych w danym dniu działań. Poza standardowymi salami spotkań dysponujemy również salami, w których łatwo możemy zmienić ustawienie mebli zarówno przed, jak i w trakcie spotkania. Warto też wspomnieć o pokojach wellbeing oraz patio – wylicza Agnieszka Orlicka.

Jak podkreślają przedstawiciele Aon’u, wybór mebli stanowił niezwykle istotny aspekt całej zmiany. Musiały być one nie tylko dobre jakościowo, mobilne i elastyczne, ale również musiały spełniać oczekiwania ich przyszłych użytkowników. Wśród wielu propozycji, wybór między innymi padł na meble MP Polska. - Zrobiliśmy test i porównywaliśmy ze sobą różnego rodzaju meble. Biurko musi być funkcjonalne, a także spełniać pewne oczekiwania, jeśli chodzi o IT.  Wybrane przez nas wyposażenie jest elastyczne i dopasowuje się do naszych potrzeb – idea Activity Based Working właśnie na tym polega. Niezwykle ważne jest również krzesło na którym siedzisz. W naszej siedzibie nieważne gdzie usiądziemy, krzesła są niesamowicie wygodne i dostosowują się do użytkownika. Postawiliśmy na świetne jakościowo meble, które w 100 proc. się sprawdzają – mówi Claudia Ferreira.

W biurze można zauważyć kilka motywów przewodnich. Pojawia się tutaj motyw kontynentów i państw, motyw Krakowa, a także powtarzające się na poszczególnych piętrach akcenty kolorystyczne. - Chcieliśmy zaakcentować motyw lokalny, stąd elementy brandingowe przewijające się w biurze nawiązują do naszej lokalizacji, Krakowa. W salkach przeznaczonych do rozmów rekrutacyjnych znajdują się tapety z motywem naszego miasta. Również w open space’ach pojawia się krakowski krajobraz – wymienia Agnieszka Orlicka. - Aon kojarzony jest z kolorem czerwonym, postanowiliśmy jednak poszerzyć wykorzystaną paletę barw i w ten sposób rozróżnić piętra o podobnym układzie pomieszczeń. Motywy kolorystyczne można znaleźć w postaci akcentów we wszystkich przestrzeniach – od pomieszczeń socjalnych po detale mebli i paneli akustycznych – wylicza Agnieszka Miecznikowska z pracowni BE DDJM i dodaje że ten zabieg w połączeniu z dominującą bielą i drewnem stanowi spójną wizję wnętrza.

Ciekawe jest również nazewnictwo pomieszczeń, które zastosowała firma Aon w swojej krakowskiej siedzibie. - Nazwy pokoi wybraliśmy w ankiecie, w którą zaangażowaliśmy naszych pracowników. Było kilka propozycji nazewnictwa, które miało pomóc w odróżnianiu pomieszczeń od siebie i w szybkiej nawigacji. Wybór padł na kontynenty określające dane piętro budynku i przypisane do każdej sali nazwy krajów. I tak oto w naszej siedzibie pojawiają się piętra o nazwie: Afryka, Azja, Europa, Ameryka Północna i Południowa. Każda z sal oprócz nazwy posiada adekwatną do niej mapę przedstawiającą granice danego państwa – mówi Claudia Ferreira.

Istniało kilka priorytetowych aspektów, na których najbardziej zależało firmie w trakcie wdrażania idei Activity Based Working. - Przy projektowaniu powierzchni biurowej chcieliśmy, aby każdy z pracowników miał podobną odległość do kluczowych obszarów, stąd pomieszczenia socjalne i sale konferencyjne są rozmieszczone w różnych częściach biura, a nie skupione w jednym miejscu. Bazując na doświadczeniach z pilotażowego piętra w nowym biurze zastosowaliśmy najbardziej popularne ze względu na typ i wielkość sale konferencyjne, aby nasze biuro było skrojone na miarę naszych potrzeb.– podkreśla Agnieszka Orlicka. - Projektując biura funkcjonalność jest na pierwszym miejscu, ale nigdy kosztem wnętrza. Naszym celem było stworzenie miejsca z wyjątkową energią, które będzie zachęcać ludzi do spotkań i współpracy – dodaje Agnieszka Miecznikowska. - Aon kładzie bardzo duży nacisk na współpracę i wsparcie. Dzięki naszej nowej siedzibie jesteśmy w stanie wchodzić w interakcje z osobami pracującymi w różnych zespołach. To biuro jest młode, tętniące życiem, ale nadal profesjonalne – zaznacza Claudia Ferreira.

Wielkim wyzwaniem była również zmiana technologiczna, która w głównej mierze polegała na standaryzacji urządzeń i nauce korzystania z nich. - Pierwszym istotnym wyzwaniem była sieć – musiała być dostarczona bez opóźnień, aby umożliwić instalacje i konfiguracje wszystkich urządzeń sieciowych na czas – mówi Marcin Lisiewicz. Każde biurko zostało wyposażone w identyczne oprogramowanie i wyposażenie. – Dzięki temu każdy może ich użyć. Mobilność laptopów i możliwość podłączenia ich w jakimkolwiek miejscu umożliwiło prace w stylu Activity Based Working. To duże wyzwanie – zapewnić ludziom mobilność bez konieczności wędrowania z ładowarką do laptopa – dodaje Marcin Lisiewicz. - Wiele podejrzeliśmy również z naszej londyńskiej siedziby, inspirowaliśmy się nowoczesnymi rozwiązaniami technologicznymi, nowymi standardami.  W naszym biurze pojawił się Tech-Bar – miejsce, w którym rozwiązuje się problemy związane z technologią, ekrany LCD, systemy audiowizualne, mikrofony, głośniki, nowoczesne telefony, hydraporty itd. – wylicza Marcin Lisiewicz.

Aon z dumą przyznaje, że projekt zmiany standardowego miejsca pracy na model Activity Based Working okazał się wielkim sukcesem. - Osobiście jestem bardziej zmotywowany do tego, aby przyjść do biura – przyznaje Marcin Lisiewicz. – Jako projektant mogę dodać, że cieszy nas, że pracownicy w pełni wykorzystują różnorodność zaprojektowanych przestrzeni, zgodnie z naszym zamysłem – mówi Agnieszka Miecznikowska. – Jednak największym sukcesem jest fakt, że ludzie stosują się do naszych złotych zasad dotyczących korzystania z biura, uczą się nowych przyzwyczajeń, nie bagatelizują ich. Nieważne, o której przyjdę do biura, biurka zawsze są czyste i wyglądają, jakby nikt przy nich nie siedział – z dumą podkreśla Marcin Lisiewicz.

Zobacz także -> Zmieniając biuro na Activity Based Workplace, nie ma drogi na skróty

Fotografie zostały dostarczone przez MP Polska.