Elastyczne powierzchnie biurowe - tylko trend czy rewolucja?

200 tys. mkw. - tyle powierzchni biurowej w Polsce zajmują już firmy oferujące elastyczną powierzchnię biurową. Szacuje się, że ten segment rynku rośnie o 20-25 proc. w skali roku. Jak wiele trendów na rynku biurowym, również ten narodził się w USA. O skali rozwoju segmentu świadczy fakt, że aż 50 proc. wszystkich powierzchni elastycznych w Stanach Zjednoczonych została uruchomiona w okresie ostatnich 3 lat. Tylko w I połowie 2018 r. inwestorzy oddali tam do użytku niespełna 280 tys. mkw. nowej elastycznej powierzchni biurowej, a zasoby w samym Nowym Jorku wynoszą ponad 1 mln 100 tys. mkw.

W czym rzecz? Czy przestrzenie coworkingowe i biura serwisowane to wysoka fala, która z czasem opadnie? A może trwale zmienią strukturę rynku powierzchni biurowych w miastach? W jaki sposób elastyczne biura wpływają na rozwój biznesu w Polsce?

Rynek. Kto jest, kto będzie?

Ostatnie miesiące to czas intensywnej ekspansji dużych, międzynarodowych marek coworkingowych, takich jak WeWork, New Work Offices, Brain Embassy, BeYOURSeLF Solution Space czy Spaces (marka należąca do Regus). Operatorami elastycznych powierzchni biurowych są również deweloperzy – np. Ghelamco (The Heart Warsaw) czy HB Reavis (HubHub). Najwięksi gracze na rynku decydują się na zajmowanie dużych powierzchni w nowych budynkach klasy A. Inwestują duże środki w aranżację, tworząc nowoczesne, atrakcyjne przestrzenie. – Najwięksi operatorzy elastycznych powierzchni biurowych w Polsce rozwijają się w imponującym tempie. Ich oferta ma wiele atutów, takich jak wysoki standard powierzchni i aranżacji, jakość świadczonych usług czy renoma wynikająca ze znanej, międzynarodowej marki. Są elastyczni, zwłaszcza w podejściu do kluczowych klientów. Dzięki tej strategii najwięksi najemcy mogą liczyć na bardzo konkurencyjne propozycje – mówi Wojciech Zebura, dyrektor warszawskiego biura Nuvalu. Jak na ekspansję największych rynkowych graczy reagują lokalni operatorzy? Szukając nisz zagospodarowują powierzchnie zwalniane przez firmy przenoszące się do nowych, A-klasowych lokalizacji. Renegocjują warunki najmu i przekształcają je w elastyczne biura lub strefy coworkingowe, adresując swoją ofertę do klientów o innym profilu. Czas pokaże, na ile skutecznie. 


 Ekspansja operatorów powierzchni elastycznych ma kluczowy wpływ na kształt rynku nieruchomości komercyjnych, zwłaszcza w Warszawie. Najbliższy rok to czas istotnie obniżonej podaży na rynku biurowym. Wynika to z faktu, że większość powstających obecnie biurowców (w budowie jest ok. 700.000 mkw. nowej powierzchni) zostanie oddanych do użytku najwcześniej pod koniec 2019 r. lub w 2020 r. Równocześnie popyt nie maleje, wręcz przeciwnie – odnotowuje stały wzrost. Oznacza to problemy z dostępnością powierzchni biurowej. Duża aktywność operatorów powierzchni elastycznej i spektakularne transakcje najmu kolejnych powierzchni sprawiają, że podaż wolnej powierzchni dla pozostałych najemców jest jeszcze bardziej ograniczona. To paradoksalnie może zwiększyć popyt na powierzchnie elastyczne – operatorzy w związku ze skokowym rozwojem dysponują wciąż dużym procentem niezagospodarowanych powierzchni (sięgającym nawet 50 proc.). Mogą z nich skorzystać ci, którzy nie mogą znaleźć docelowego biura ze względu na ograniczoną podaż na rynku.

 Najwięksi operatorzy powierzchni elastycznych to duży i atrakcyjny klient dla deweloperów. Stali się oni się naturalnym najemcą w nowych budynkach biurowych, często zajmują znaczny procent ich powierzchni. Inwestycja w takie przestrzenie ma swoją specyfikę. Koszty wejścia są wysokie, jest to związane z dużymi nakładami na aranżację wnętrz. Duża rotacja użytkowników ponadto sprawia, że powierzchnia szybciej się zużywa i wymaga częstszych remontów. Jednak rosnąca popularność takiej formy korzystania z biur zachęca firmy świadczące takie usługi do dalszego inwestowania. - Sektor BPO/SSC/IT/R&D był dotąd niekwestionowanym liderem najmu powierzchni biurowej w Polsce. Pojawił się nowy istotny podmiot - operatorzy elastycznej powierzchni, którzy w krótkim czasie stali się bardzo ważnym klientem dla deweloperów – dodaje Wojciech Zebura.

Kto korzysta z powierzchni elastycznych i dlaczego?

Czas obalić stereotyp, który został sformułowany przed laty. Grupa klientów elastycznych powierzchni biurowych nie opiera się już na freelancerach i startupach. Owszem, wciąż korzystają z coworkingów, ponieważ w naturalny sposób odpowiadają ich potrzebom – zapewniają elastyczność i możliwość szybkiej reakcji na zmianę zapotrzebowania na wynajem powierzchni. Źródła boomu ostatnich lat tkwią jednak gdzie indziej. Z elastycznych biur coraz częściej korzystają również średnie i duże firmy, które wynajmują jednorazowo kilkanaście lub kilkadziesiąt stanowisk. Dlaczego? Powodów jest wiele. Powierzchnie coworkingowe dają możliwość szybkiej odpowiedzi na potrzeby rozwojowe firmy. Zmiana biura przedsiębiorstwa na większe to długotrwały proces, na który czasem nie można czekać. Biznes przyspieszył - kto nie nadąża za tempem zmian, traci przewagę konkurencyjną. Dlatego coraz częściej nowi pracownicy i całe zespoły są relokowane do biur elastycznych. Ta formuła sprawdza się również w pracy projektowej, do której zatrudniani są pracownicy kontraktowi. Zajmują przestrzeń w strefie coworkingowej na czas określony ramami realizowanego projektu. Proste, szybkie i skuteczne rozwiązanie.

Operatorzy elastycznych powierzchni biurowych dostali do rąk bardzo silne narzędzie wsparcia sprzedaży, wynikające ze zmian regulacji w obszarze rachunkowości. Dotąd najem powierzchni biurowej był ujmowany w kosztach bieżących przedsiębiorstw. Od 1 stycznia 2019 r. spółki stosujące Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej muszą wykazać w bilansach umowy najmu dłuższe niż 12 miesięcy jako zobowiązania (standard MSSF 16). Regulacja dotyczy spółek notowanych na giełdzie, banków oraz oddziałów międzynarodowych korporacji raportujących według standardu MSSF. Długoterminowe umowy najmu będą oznaczały duże zobowiązania w bilansie oraz podniesienie efektywnej stopy zadłużenia, dlatego prawdopodobnie część firm bardziej przychylnym okiem spojrzy na ofertę operatorów powierzchni elastycznej, oferujących umowy krótkoterminowe. Ponadto standard MSSF 16 nie dotyczy umów, których przedmiotem nie jest konkretna, określona powierzchnia, a liczba wynajmowanych stanowisk pracy. To kolejny argument na rzecz korzystania z elastycznych biur.

Styl pracy w firmach zmienia się. Wynika to z jednej strony z rozwoju technologii komunikacyjnych, które pozwalają pracownikom być w stałym kontakcie z pracodawcą bez konieczności spędzania ośmiu godzin dziennie w biurze, z drugiej – ze zmieniającego się rynku pracy i rosnących oczekiwań pracowników. Niskie bezrobocie i dobra koniunktura gospodarcza sprawiają, że firmy mają coraz większe trudności z rekrutacją i kompletowaniem dobrych zespołów. Stosują więc liczne zachęty, które mają przekonać kandydatów do podjęcia pracy właśnie u nich. – Odpowiednie wynagrodzenie i standardowy pakiet benefitów już nie wystarcza. Pracodawcy inwestują w nowoczesne biura w dobrze skomunikowanych, prestiżowych lokalizacjach. Nie oszczędzają na aranżacjach, tworząc atrakcyjne i funkcjonalne przestrzenie ze strefami relaksu i doskonale wyposażonym zapleczem socjalnym. Proponują też pracownikom elastyczny model pracy, w którym nacisk kładzie się na jej efekty, a nie godziny spędzone w biurze – mówi Wojciech Zebura. Część osób korzysta z opcji home office, jednak nie jest ona pozbawiona wad. Po pierwsze – praca w domu czy w kawiarni to warunki niespecjalnie sprzyjające koncentracji. Drugi powód jest jeszcze bardziej istotny – większość osób ma potrzebę przynależności do grupy czy społeczności, również w kontekście pracy. Strefy coworkingowe bardzo skutecznie odpowiadają na to zapotrzebowanie. Organizują spotkania networkingowe, szkolenia, tworzą warunki sprzyjające integracji. Niektórzy operatorzy zachęcają do spędzania czasu w swoich przestrzeniach również po godzinach, zapewniając np. dostęp do baru. Dodatkową wartością takich inicjatyw jest tworzenie optymalnych warunków do interakcji firm z różnych branż. Skoro zespół pracujący nad dużym projektem dla korporacji potrzebuje wsparcia IT, czemu nie skorzystać z oferty firmy, której pracownik siedzi dwa biurka obok? Dochodzi do naturalnej współpracy w zakresie świadczenia sobie usług i wymiany klientów.

Firmy zarządzające powierzchniami elastycznymi rozwijają swoją ofertę w kierunku świadczenia kompleksowych usług dla najemców. Przekształcają się często w inkubatory przedsiębiorczości – proponują wsparcie księgowe, usługi wirtualnego biura, wsparcie IT czy ułatwiają dostęp do finansowania inwestycji.

Najwięksi międzynarodowi operatorzy elastycznych powierzchni biurowych korzystają z efektu skali – często podpisują globalne umowy z korporacjami na świadczenie usług wynajmu przestrzeni. Oznacza to, że klient automatycznie zwraca się do tej firmy bez względu na to, czy aktualnie potrzebuje dodatkowych biurek w Paryżu, Nowym Jorku czy Warszawie. To kolejny czynnik wspierający dynamiczny rozwój kluczowych graczy na rynku powierzchni coworkingowych i biur serwisowanych.

Nowi trendsetterzy

Jednym z kluczowych atutów nowych przestrzeni coworkingowych jest atrakcyjne wnętrze. Operatorzy nie oszczędzają na aranżacji, ponieważ wiedzą, że odpowiednia estetyka to jeden z najsilniejszych magnesów przyciągających klientów. Priorytetem w aranżacji jest motyw, który stoi u podstaw sukcesu coworków: elastyczność. – Wnętrza oprócz odpowiedniej estetyki muszą zapewniać maksymalną funkcjonalność i wydajność. Są wyposażone w hot desks z wszystkimi niezbędnymi przyłączami i ładowarkami, budki telefoniczne umożliwiające spokojne prowadzenie rozmów czy mobilne mikrosale spotkań. Dzięki systemowi ruchomych ścianek działowych i mobilnym sprzętom multimedialnym można w krótkim czasie zaaranżować salę do przeprowadzenia prezentacji, a gdy nie jest już potrzebna – oddać tą przestrzeń innym użytkownikom. Możliwości są nieograniczone – mówi Monika Szawernowska, która kieruje warszawską pracownią architektoniczną Concept Space. Nowoczesne coworki to również liderzy wykorzystania najnowocześniejszych rozwiązań technologicznych z obszaru smart office. Operatorzy udostępniają swoim najemcom aplikacje mobilne, dzięki którym można dokonywać rezerwacji miejsc czy sal konferencyjnych. Inwestują również w dobrze wyposażone strefy relaksu. Można w nich stać przy stole z dobrą kawą w dłoni, siedzieć na krześle czy hockerze albo leżeć na materacu lub hamaku – dla każdego znajdzie się odpowiednie miejsce. W chwili przerwy pracownicy mogą skorzystać z playroomu, ścianki wspinaczkowej czy piłkarzyków. Architekci aranżując wnętrza przestrzeni coworkingowych wykorzystują dużo materiałów naturalnych, takich jak kamień czy drewno, które poprawiają samopoczucie. Dbają również o odpowiednie oświetlenie.

Jaką powierzchnię elastyczną wybrać?

Oferty operatorów powierzchni coworkingowych są skonstruowane w różny sposób. Jest wiele opcji do wyboru – od ceny za biurko w open space po ofertę na wydzieloną przestrzeń dla dużych zespołów wraz z pakietem usług biurowych. Jak się w tym odnaleźć? – Wybór operatora powierzchni coworkingowej czy biura serwisowanego to tylko pozornie łatwa decyzja. Aby dokonać dobrego wyboru, należy przeanalizować oferty pod kątem wielu czynników – lokalizacji, kosztów czy możliwości ekspansji i elastyczności. Trzeba konkurencyjne propozycje sprowadzić do jednego mianownika. To rola profesjonalnego doradcy, który ma odpowiednie rozeznanie na rynku i wie, jak przygotować właściwą rekomendację dla klienta – wyjaśnia Michał Kubicz, Property Broker w Nuvalu, specjalizujący się w rynku powierzchni serwisowanych. Dużym atutem współpracy z profesjonalnymi doradcami jest możliwość skorzystania z ich doświadczenia i szerokiej perspektywy spojrzenia na rynek nieruchomości komercyjnych. Po gruntownej analizie potrzeb może się okazać, że lepszym wariantem dla klienta jest wynajem tradycyjnego biura lub wariant łączony. Doradcy mają wiedzę, jak negocjować z operatorem czy właścicielem budynku, aby uzyskać dla klienta maksymalne korzyści w ramach dostępnych możliwości.

Co dalej?

Zasoby powierzchni elastycznych rosną w bardzo dynamicznym tempie. Czy tempo rozwoju zostanie utrzymane w najbliższych latach? A może dojdzie do załamania? Kto się utrzyma, a kto wypadnie z rynku? – Liczba firm wynajmujących elastyczną powierzchnię biurową w samej Warszawie wynosi niespełna 50. Na rynku nie ma miejsca dla tylu operatorów, dlatego w najbliższych latach można spodziewać się fuzji, konsolidacji, bankructw i przejęć. Zostanie kilkanaście najsilniejszych podmiotów oraz kilka niszowych, świadczących usługi dla klientów o innym profilu potrzeb niż odbiorcy dużych, międzynarodowych sieci – prognozuje Michał Kubicz.

Jak na rozwój elastycznych biur może wpłynąć zmiana koniunktury? Paradoksalnie, ewentualny kryzys gospodarczy wcale nie musi osłabić operatorów takich powierzchni. W niepewnych czasach elastyczne formy najmu mogą dodatkowo zyskać na popularności ze względu na krótkoterminowe umowy, a co za tym idzie – niższe zobowiązania.

Rosnąca popularność i dostępność powierzchni coworkingowych może być również traktowana jako dodatkowy impuls rozwojowy dla biznesu. Młode firmy, które rozpoczynają działalność, mogą na bieżąco dostosowywać zajmowaną powierzchnię biurową do potrzeb. Nie stają przed koniecznością zawierania długoletnich umów najmu, które nie są dla nich komfortowe ze względu na ograniczoną przewidywalność rozwoju struktur ich organizacji w fazie początkowego wzrostu. Im mniej ryzyka, tym większa śmiałość w podejmowaniu decyzji. Kto wie, może dzięki dostępowi do elastycznych biur niebawem dowiemy się o nowych, spektakularnych inicjatywach, które zawojują rynek?

Podobał się artykuł? Podziel się!