Jak nowe realia zmienią sposób postrzegania roli biura?



PropertyDesign.pl - 01-09-2020 15:44


Wraz z rozwojem nowoczesnych narzędzi komunikacyjnych coraz więcej organizacji zaczęło proponować pracownikom elastyczne formy zatrudnienia, które są uważane za bardziej efektywne i sprzyjające zachowaniu work-life balance. COVID-19 nadał temu procesowi całkiem nową dynamikę. To, co do niedawna było udziałem niewielu, staje się właśnie nowym status quo. Co się zmieni z perspektywy pracownika i pracodawcy? Jak nowe realia zmienią sposób postrzegania roli, jaką pełni biuro?

Po ogłoszeniu lockdownu zdecydowana większość pracowników niemal z dnia na dzień opuściła biura i przeszła na tryb home office. Dla organizacji, których struktury były zawczasu przygotowane do pracy zdalnej, zmiana miała charakter płynny. Nie wszyscy mieli jednak ten komfort. Zgodnie z wynikami badań przeprowadzonych w marcu br. przez Devire 35% firm napotkało bariery w przejściu na pracę zdalną. 22% z nich zaoferowało taką możliwość jedynie części pracowników, a 13% zastosowało jej w ogóle. Wśród kluczowych trudności ankietowani wymienili charakter świadczonej pracy (83%), brak sprzętu (30%), ale również decyzję zarządu (10% odpowiedzi).

- Firmy o bardziej konserwatywnym stylu zarządzania nie były gotowe na taki scenariusz. Brakowało odpowiednich ścieżek komunikacji i procedur, a przede wszystkim – kultury organizacyjnej, która umożliwia sprawną współpracę z pracownikami na odległość. Są też branże, które nie były w stanie wprowadzić tej zmiany z przyczyn obiektywnych, wynikających z branży, w której prowadzą działalność – wyjaśnia Michał Młynarczyk, prezes Devire i członek zarządu Polskiego Forum HR. (Devire jest firmą rekrutacyjną i outsourcingową, działającą w Polsce i regionie CEE). Przypadek ten dotyczył przede wszystkim handlu (35%), transportu, spedycji i logistyki oraz administracji publicznej (33%) oraz branży motoryzacyjnej i lotniczej (30%).

… to zostanie z nami na dłużej

Mimo utrudnień w wielu obszarach w zdecydowanej większości firm praca zdalna stała się nową normą. W czołówce znalazła się branża nieruchomości (92% podmiotów wdrożyła pracę zdalną), IT i telekomunikacja (86%), usługi dla biznesu (84%) oraz SSC/BPO (80%). Średnio 82% pracowników wszystkich badanych firm zadeklarowało, że przeszło w tryb zdalny. To imponująca wartość, która z pewnością będzie miała przełożenie na przyszły kształt rynku pracy.

- Z jednej strony pracownicy przekonali się, że elastyczne formy zatrudnienia sprawdzają się w praktyce, będą więc oczekiwali takiej możliwości w przyszłości. Z drugiej – choć praca zdalna nie jest pozbawiona wad, pracodawcy dostrzegli jej potencjał, choćby w kontekście optymalizacji kosztów powierzchni biurowej czy większej swobody w doborze kadr i możliwości zatrudniania osób mieszkających z dala od siedziby firmy, nawet w innych krajach – podkreśla Michał Młynarczyk z Devire.

Mimo znoszenia kolejnych obostrzeń wiele osób wciąż pracuje w domu lub korzysta z modelu hybrydowego, pojawiając się w biurze raz na pewien czas. Można spodziewać się, że sytuacja ta szybko się nie zmieni i 2021 r. będzie wyglądał podobnie. Im trwalsza będzie ta zmiana, tym większy będzie miała wpływ na docelowy kształt rynku pracy. Pociągnie to za sobą duże zmiany i reorganizacje w biurach – pracodawcy będą musieli dostosować ich model funkcjonowania i aranżację do nowych wyzwań.

Biura: okres przejściowy, a po nim fala reorganizacji

Po wprowadzeniu obostrzeń firmy w błyskawicznym tempie musiały dostosować się do nowych ograniczeń. Tam, gdzie było to możliwe, całe zespoły wysłano do pracy w domu. W innych przypadkach dokonano szybkich modyfikacji w organizacji pracy.

 - Umożliwiono pracownikom zachowanie dystansu społecznego, wprowadzono pracę zmianową by uniknąć spotykania się poszczególnych zespołów, wprowadzono procedury dotyczące higieny i dezynfekcji czy ozonowania powierzchni wspólnych. Zmiany te pozwoliły zachować ciągłość funkcjonowania, miały jednak często dość prowizoryczny charakter wynikający z ograniczeń związanych z układem biura. Zajmowana powierzchnia przestała być efektywna. To, co doraźnie sprawdziło się w sytuacji awaryjnej, nie spełni swojej roli w długofalowej perspektywie. Skoro praca zdalna czy hybrydowe modele zatrudnienia zostaną z nami na stałe, wniosek jest prosty: nadszedł czas na zmiany w aranżacji biur – mówi Bartosz Kozieł, członek zarządu w Nuvalu Polska, jednej z wiodących firm doradczych na rynku nieruchomości komercyjnych w Polsce.

Czy biura znikną?

Na fali entuzjazmu związanego z popularnością pracy zdalnej zaczęły pojawiać się opinie, zgodnie z którymi nadchodzi zmierzch ery biur. Czy to uzasadniona prognoza?

– Warto zdać sobie sprawę z tego, że eksperyment z home office trwa dopiero od czterech miesięcy. Brakuje podstawowych danych analitycznych, które pozwolą w szerszej perspektywie spojrzeć na atuty i wady tej koncepcji. W pierwszej fazie tak fundamentalnej zmiany, jaką jest zmiana trybu pracy, zazwyczaj najbardziej widoczne są jej zalety. Dzięki nim udaje się opanować sytuację i zachować ciągłość funkcjonowania organizacji. Wraz z biegiem czasu pojawia się jednak coraz więcej głosów pracowników, którzy z chęcią wrócą do biur. Dlaczego? Ze względu na problemy z rozgraniczeniem życia domowego i zawodowego, nieergonomiczne środowisko pracy w domu czy utrudnienia w komunikacji. To tylko przykłady, powodów jest więcej – zauważa Bartosz Kozieł.

Wniosek jest jednoznaczny – biura nie znikną, ale zmienią swoją rolę. Przestaną być po prostu miejscem pracy, staną się przestrzenią, której głównym atutem oprócz funkcjonalności i atrakcyjnej aranżacji jest możliwość spotkania z innymi pracownikami.

Siła relacji

Trudno wyobrazić sobie efektywny team building za pośrednictwem wideokomunikatora. Podobnie z klientami – o ile istniejące relacje można podtrzymać wirtualnie, w przypadku nawiązywania nowych czasem trzeba spotkać się twarzą w twarz, najlepiej w biurze firmy, które jest jednocześnie jego wizytówką. Spotkania mają szczególną wartość w kontekście innowacyjności i rozwoju organizacji. To podczas nich rodzą się nowe koncepcje, dochodzi do spontanicznych burz mózgów czy wymian opinii. Biura będą więc ewoluowały tak, by stworzyć optymalne warunki dla takich interakcji i zachęcić pracowników, by w określonych sytuacjach wyszli z domu i spotkali się na wspólnej przestrzeni, oczywiście z zachowaniem wszelkich zaleceń dotyczących bezpieczeństwa. W znacznie większym stopniu będą też brały udział w budowaniu motywacji oraz poczucia przynależności do firmy i jej kultury.

Kierunek: modułowość

Bezkresne open space’y przejdą do historii. Nie znaczy to, że radykalnie zmniejszy się powierzchnia biur. Zgodnie z prognozami Nuvalu zostanie zredukowana o maksymalnie 10-15%. Przestrzeń będzie jednak inaczej zorganizowana.

- W związku z popularyzacją pracy zdalnej zniknie większość stacjonarnych stanowisk pracy, przypisanych do konkretnych osób. Coraz więcej biur będzie wykorzystywała formułę hot desks, czyli stanowiska rotacyjne, wykorzystywane przez różne osoby w zależności od potrzeb i ich obecności w biurze. Przestrzeń będzie dzielona na strefy przypisane do konkretnych zespołów, by z jednej strony umożliwić ludziom bieżące interakcje, z drugiej – w razie potrzeby móc odseparować zespoły od siebie, choćby w przypadku drugiej fali epidemii czy podobnych zdarzeń w przyszłości. Kluczem do efektywności takiego rozwiązania będzie wykorzystanie modułowych ścianek i mebli, które w razie potrzeby umożliwiają szybka rearanżację i zmianę układu biura – wyjaśnia Monika Szawernowska, CEO pracowni projektowej Concept Space.

Wspólnym mianownikiem nowych projektów będzie elastyczność. Miejsce likwidowanych biurek zajmą przestrzenie wspólne, jednak zorganizowane inaczej niż do tej pory. Strefy relaksu, kuchnie czy playroomy będą przypisane do danych stref biura, by ze względów bezpieczeństwa ograniczyć dostęp do nich do określonej grupy pracowników. Będą w związku z tym miały mniejsze powierzchnie niż dotychczas, będzie ich jednak więcej.

Nowe wyzwania

W najbliższych miesiącach będziemy świadkami kluczowej transformacji rynku pracy i rynku biurowego. Przed firmami staną dwa kluczowe wyzwania.

- Pierwsze to dostosowanie kultury organizacyjnej do nowych oczekiwań pracowników - już teraz widać znaczny wzrost ofert pracy zdalnej. Drugie związane jest z koniecznością adaptacji powierzchni biurowej do nowych realiów tak, by podążyć za specyfiką nowego, hybrydowego modelu pracy i umożliwić zatrudnianym zespołom efektywne wykonywanie obowiązków. Te organizacje, które to rozumieją, zyskają istotną przewagę rynkową i dostęp do najlepszych kandydatów na rynku pracy. Jedno jest pewne – pracownicy działów HR i architekci będą mieli dużo pracy – podsumowuje Bartosz Kozieł.