MSD Polska z nowym biurem w Warsaw Trade Tower. To była spektakularna zmiana

Postanowili zoptymalizować i zmodernizować biuro. Siedziba MSD Polska w Warsaw Trade Tower jest teraz przyjazna pracownikom i wspiera pracę w trybie hybrydowym. Za rewolucyjną zmianą stoi pracownia Workplace.

• Firma MSD Polska postanowiła odmienić siedzibę w Warsaw Trade Tower.
• Za projektem stoi pracownia Workplace.
• Nina Jasiewicz z MSD Polska: "Głównym celem przebudowy była zmiana charakteru biura. Nowa przestrzeń miała być miejscem dostosowanym do różnego typu spotkań – formalnych i nieformalnych – oraz pracy wspólnej".
• Ewa Jędras z Workplace: "W biurze pojawiły się drewniane podłogi, szklane ściany ze szprosami, elementy z czarnego metalu, ceglane ściany oraz kolorowe dywany. A także dużo zieleni i ergonomiczne oświetlenie".

W dobie pracy hybrydowej organizacje za główny cel stawiają sobie reorganizację przestrzeni biurowej w taki sposób, żeby realnie wspierała zespoły w realizacji codziennych zadań. Przy okazji optymalizują także metraż biura. Takie przesłanki towarzyszyły decyzji MSD Polska, polskiej filii globalnej firmy biofarmaceutycznej, która zaprosiła nas do projektu rewitalizacji swojej warszawskiej siedziby.

Czytaj więcej

TOP: Jeśli projekt biura to tylko z nimi. Oto 10 pracowni, które stoją za najbardziej designerskimi biurami

Organizacja MSD w Polsce, producenta zaawansowanych technologicznie leków i szczepionek, zatrudnia ok. 600 osób. Jaka jest receptura na otwarte, zróżnicowane i atrakcyjne środowisko dla takiego zespołu? 

Biuro równie dobre jak home office? 

Firma MSD Polska zajmowała dotychczas około 7 tys. mkw. powierzchni na sześciu kondygnacjach budynku Warsaw Trade Tower w centrum Warszawy. W projekcie optymalizacji i rewitalizacji powierzchni założono, że zostanie ona zmniejszona do ok. 4,5 tys. mkw. a w miejsce stałych biurek pojawią się różnorodne przestrzenie wspierające pracę.

Ponieważ obecnie większość naszych pracowników preferuje pracę w skupieniu, a do biura przychodzi głównie na spotkania, głównym celem przebudowy była zmiana charakteru biura. Nowa przestrzeń miała być miejscem dostosowanym do różnego typu spotkań – formalnych i nieformalnych – oraz pracy wspólnej. Ma także lepiej wspierać potrzeby pracowników z niepełnosprawnościami – mówi Nina Jasiewicz, Associate Director, Facilities, Central Europe w MSD Polska.

– Kolejnym celem było odświeżenie wystroju. Nowe biuro miało mieć podwyższony standard, ale bardziej przypominać przestrzeń domową. Wszystko po to, żeby zachęcić pracowników do przychodzenia do siedziby firmy – podsumowuje reprezentantka MSD Polska.

Ciekawy design to nie wszystko. Przyjazna pracownikom przestrzeń zaspokaja ich potrzeby i wspiera pracę w trybie hybrydowym w MSD Polska. Do takiego biura pracownicy po prostu chcą przychodzić, fot. Adam Grzesik

W projekcie czekało na architektów z Workplace sporo wyzwań. Nowa siedziba MSD Polska miała przede wszystkim odpowiadać na różnorodne potrzeby pracowników: odpoczynku, stymulacji i rozrywki. Biuro miało być miejscem atrakcyjnym wizualnie, przyjaznym i stymulującym do pracy. Jednocześnie miała być to przestrzeń wyposażona w nowoczesne rozwiązania technologiczne, przyjazna dla środowiska i spełniająca najwyższe standardy ergonomii. 

Wyzwania projektowe tyczyły się nie tylko designu. Przejście na założony przez MSD Polska model Activity Based Workplace wiązało się z dużą zmianą dla pracowników, do której należało ich odpowiednio przygotować (np. rezygnacja ze stałych stanowisk pracy, korzystanie z szafek typu locker). Poza tym sam budynek z racji swojego wieku nie ułatwiał zadania, jakie przed architektami stanęło. 

Do prowadzenia i realizacji projektu przebudowy biura firma MSD Polska zaangażowała firmę Sodexo Polska, która odpowiada na co dzień za kompleksowe utrzymanie biura. Po stronie Sodexo leżał wybór partnera odpowiadającego za projekt i change management.  

– To, co zaważyło na wyborze Workplace, to poza konkurencyjną ceną szeroka oferta obejmująca aranżację wnętrz, zarządzanie zmianą i project management. Od pierwszych spotkań i wizyty referencyjnej mieliśmy poczucie, że Workplace rozumie nasze cele i oferuje optymalne rozwiązania – komentuje Aleksandra Jagodzińska, General Services Manager, Sodexo Polska.

Jak zaprojektować biuro, które wspiera i zachęca do pracy? 

Zakres odpowiedzialności pracowni Workplace był większy niż standardowy, więc podzielono pracę na trzy obszary. Zespół architektoniczny był odpowiedzialny za wystrój, w tym dobór materiałów i dokumentację techniczną. Zespół change management wspierał zespół MSD Polska w łagodnym przejściu przez zmianę, w oparciu o założone wytyczne. Razem z ambasadorami zmiany architekci przygotowywali pracowników do zmiany w sposobie działania. Podczas warsztatów change management pokazywali zespołowi MSD Polska plusy środowiska w duchu Activity Based Workplace, które dla nich stworzyli.

Decyzja o pozostawieniu projektu architektonicznego w obrębie tej samej firmy, która odpowiadała za komunikowanie zmian, okazała się bardzo trafna. Zespół Workplace wspierał nas doświadczeniem branżowym oraz wiedzą wyniesioną z poprzednich projektów. Dzięki regularnym spotkaniom z ambasadorami zmiany nasza firma mogła sprawnie przejść transformację kulturową, jaką była zmiana modelu pracy na hybrydowy – mówi Nina Jasiewicz, Associate Director, Facilities, Central Europe w MSD.

Z ramienia Workplace projektem zarządzał Paweł Kołodziej jako project manager. Wspierał klienta w zakresie negocjacji umowy najmu, prac fit-out oraz weryfikacji harmonogramów i kosztów podczas wyboru generalnego wykonawcy. Pracownia była także odpowiedzialna za część techniczną oraz weryfikowała zasadność zaproponowanych przez klienta optymalizacji. 

Razem z ambasadorami zmiany architekci przygotowywali pracowników do zmiany w sposobie działania. Podczas warsztatów change management pokazywali zespołowi MSD Polska plusy środowiska w duchu Activity Based Workplace, które dla nich stworzyli, fot. Adam Grzesik

Prace koncepcyjne rozpoczęto pod koniec lata 2021 roku. Na początku wpisano nowe proporcje stref pracy w proponowane ramy biura i samego budynku. Następna faza, przygotowanie koncepcji architektonicznej i dobór materiałów, zakończyła się w październiku 2021 roku. Do końca roku pracownia Workplace przygotowała dokumentację techniczną, a w styczniu 2022 roku wspólnie z klientem wybrała w przetargu wykonawcę prac modernizacyjnych. Na tym etapie pracownia Workplace wspierała zespół MSD Polska w weryfikacji dokumentacji przetargowej, kosztorysów i cen oraz ostatecznym wyborze generalnego wykonawcy. W lutym, choć sytuacja na rynku zaczęła się destabilizować ze względu na podwyżki oraz konflikt w Ukrainie, udało się rozpocząć faktyczne prace remontowe.

W duchu butikowej apteki z dawnych lat

Architekci z pracowni Workplace zaproponowali trzy kierunki designu, z których klient wybrał jeden. Zespołowi MSD Polska najbardziej spodobał się ten nawiązujący do butikowej apteki z dawnych lat. Koncepcja ta wskazuje na tożsamość i wartości MSD Polska jako firmy farmaceutycznej, która od ponad stu lat rozwija się, poszukując nowych sposobów na zdrowie i długie życie.  

Założony rezultat w dużej mierze zależał od doboru i jakości materiałów wykończeniowych. W biurze MSD Polska pojawiły się drewniane podłogi, szklane ściany ze szprosami, elementy z czarnego metalu, ceglane ściany oraz kolorowe dywany. Postaraliśmy się także o dużą ilość zieleni i ergonomiczne oświetlenie, zgodnie z tym, co przekazali nam pracownicy MSD Polska podczas warsztatów – wyjaśnia Ewa Jędras, architekt w Workplace odpowiedzialna za wystrój biura.

Na reprezentacyjnym 16 piętrze stworzono serce biura. Znajduje się tam recepcja, przy której znajduje się oś czasu pokazująca historię firmy. Przestrzeń konferencyjna za recepcją ma mobilne ściany oraz ścianę multimedialną. Dzięki temu część powierzchni można otworzyć i połączyć ze strefą networkingową podczas większych wydarzeń firmowych. 

Architekci z pracowni Workplace zaproponowali trzy kierunki designu, z których klient wybrał jeden. Zespołowi MSD Polska najbardziej spodobał się ten nawiązujący do butikowej apteki z dawnych lat, fot. Adam Grzesik

Nowoczesny, industrialny wystrój w połączeniu z ciepłą, domową atmosferą zachęca do przyjścia do biura, a jednocześnie dodaje energii i inspiruje do poszukiwań i nowych odkryć. Wystrój uzupełniają dodatki z epoki: szafki z palonego drewna, książki medyczne i menzurki na regałach oraz lampy biblioteczne w salach spotkań. Również oznaczenia (wayfinding) dopasowano do designu biura. 

............

Autorzy projektu dla MSD Polska w Warsaw Trade Tower

Zarząd: Dominika Zielińska, Bogusz Parzyszek

Project Management oraz prowadzenie projektu po stronie Workplace: Paweł Kołodziej

Doradztwo techniczne: Krzysztof Marszałek, firma Ilnedro

Zespół projektowy: Ewa Jędras, Rafał Mikulski, Ewelina Jezierska, Barbara Majerska

Zespół odpowiedzialny za zarządzanie zmianą: Igor Łysiuk, Urszula Kuc-Petelska, Katarzyna Gajewska-Kulma

Projekt wayfinding i space branding: Damian Bieniek / SpaceID

Podobał się artykuł? Podziel się!