Trudna lekcja digitalizacji



PropertyDesign.pl - 28-04-2020 16:38


Wraz z pojawieniem się w Polsce wirusa SARS-CoV-2 firmy zostały wystawione na poważną próbę przetrwania. Znaczna ich część przeszła na tryb pracy zdalnej. Nie wszystkie były jednak do tego odpowiednio przygotowane. Według najnowszych badań Gartner, aż dla 55 proc. pracowników największym wyzwaniem home office były czynności związane z aspektem technologicznym. Czy pandemia nauczy polski biznes, że warto inwestować w cyfryzację przedsiębiorstwa?

Model pracy zdalnej coraz wyraźniej zdobywa popularność w polskim biznesie. W ciągu ostatnich 12 lat odsetek osób pracujących w ten sposób wzrósł o 159 proc. Home office jednak wciąż borykał się z wieloma trudnościami – od braku zaufania pracodawcy do pracowników po kwestie technologiczne. Te ostatnie często decydowały o tym, że praca zdalna nie była możliwa. W obecnych realiach społeczno-ekonomicznych związanych z pandemią SARS-CoV-2 format home office dla wielu firm okazał się konieczny, a przedsiębiorstwa w trybie przyspieszonym zostały zmuszone do wdrożenia rozwiązań, które pozwoliły na dalszą realizację ich celów biznesowych.

- Oddelegowanie pracowników do pracy zdalnej to z pewnością bardzo trudna decyzja. Wymaga ustalenia nowych systemów pracy, odpowiedniego raportowania działań pracowników, a co najważniejsze utrzymania poziomu realizacji usług dla klientów. Dla niektórych firm barierę stanowi dostęp do zasobów informacji, które w Polsce często znajdują się w gabinetach działu księgowego, czy segregatorach pracowników w postaci umów, kontraktów, czy wniosków. Liczba takich wolumenów najczęściej uniemożliwia ich transport do domów lub jest niezgodna z przepisami prawa - mówi Sylwia Pyśkiewicz, CEO Iron Mountain Polska.

Test na przetrwanie

Rzeczywistość, w której musiał odnaleźć się biznes na całym świecie, pokazała, że tylko te firmy, które już wcześniej podjęły kroki w stronę cyfryzacji dokumentacji były w stanie prowadzić swój biznes w sposób nieprzerwany. To natomiast zapewniło im przewagę konkurencyjną i zminimalizowało straty w tym trudnym momencie. Sytuacja, w której pracownicy nie mają dostępu do biura może skutkować nie tylko brakiem wglądu do potrzebnej dokumentacji, umów, ale nawet niezapłaconymi fakturami.
 
Jeszcze kilka miesięcy temu, mimo stopniowej digitalizacji firm w kraju, nasze wewnętrzne dane jasno pokazywały – polski biznes boi się utraty papierowej dokumentacji. Pracownicy chętniej i częściej korzystali z papierowych dokumentów, a praca na ich wersji elektronicznej stanowiła wyjątek. Dla przykładu na początku tego roku od jednego z naszych klientów odebraliśmy dokumentację papierową do archiwizacji, która ułożona obok siebie miałaby długość ok. 7 km. Każdego dnia, zamiast digitalizować dokumenty, dostarczaliśmy około 200 teczek w wersji papierowej. W dużej mierze wynikało to ze wciąż istniejącego przeświadczenia, że tylko papier ma moc prawną. Obecna sytuacja związana z pandemią znacznie przyspieszyła chęć digitalizacji firm (...). Możemy spodziewać się „boomu” digitalizacyjnego - tłumaczy Sylwia Pyśkiewicz, prezes Iron Mountain.

W obecnych realiach digitalizacja informacji okazała się najskuteczniejszym narzędziem pozwalającym zachować ciągłość procesów biznesowych. Przymusowe oddelegowanie pracowników do pracy zdalnej okazało się dużo mniejszym wyzwaniem dla firm dysponujących cyfrowymi zasobami informacji. Dla tych, które działania podjęły wraz z pojawieniem się pandemii, to nie tylko sposób na przetrwanie, ale kolejny etap w rozwoju biznesu.

Biuro na stałe zagości w domach

Według danych Gartner, aż 74 proc. firm planuje, aby po pandemii koronawirusa pozostawić co najmniej 5 proc. pracowników w trybie pracy zdalnej. Chociaż nie wszystkie firmy zdały ten test na piątkę, to większość z nich przekonała się, że przy odpowiednio zbudowanych schematach pracy, dostępie do dokumentacji online, czy pracy na dobrze funkcjonujących platformach do zarządzania informacją ten model jest równie wydajny, a może nawet wydajniejszy niż praca w biurze. Niesie za sobą również szereg korzyści dla pracodawcy, takich jak pozyskanie najlepszych specjalistów mieszkających na drugim końcu kraju czy mniejsze koszty utrzymania pracownika. Sama digitalizacja dokumentacji natomiast może realnie wpłynąć na oszczędności w postaci czasu i pieniędzy.

- Wymagania rynku, szczególnie w kontekście branży zarządzania informacją, wymuszają bardzo dynamiczny rozwój technologii. Firmy nieustanie poszukują rozwiązań, dzięki którym swoje działania będą mogły przeprowadzać w sposób szybki, skuteczny oraz bezpieczny. W ostatnich latach sztuczna inteligencja, czy szeroko rozumiana robotyzacja pozwoliła dużej liczbie firm zoptymalizować wiele procesów dotyczących zarządzania informacją, co w bezpośredni sposób przekłada się na wyniki biznesowe tych przedsiębiorstw. Badania przeprowadzone przez naszego partnera – firmę M-Files dowiodły, że procesy zarządzania dokumentacją wykorzystujące RPA mogą zostać skrócone nawet z kilku dni do kilku minut. W jednym z badanych przypadków czas prac został zredukowany z tygodnia do pół godziny, czyli aż 80-krotnie - mówi Stefan Kotański, Iron Mountain Polska.

Obecny kryzys pokazał firmom, że dostęp do danych z każdego miejsca na świecie i inwestycja w big data to już nie opcja na przyszłość, ale konieczność, dla tych, którzy chcą utrzymać swoją pozycję na rynku. Wprowadzanie nowoczesnych rozwiązań to wzrost produktywności, która może okazać się niezbędna do odbudowania pozycji przedsiębiorstwa po pandemii SARS-CoV-2. Warto spojrzeć na ten problem także z innej perspektywy – ta trudna lekcja wskazała każdej z firm, jakie procesy stanowiły jej najsłabsze ogniwo. Udoskonalenie tych elementów będzie siłą napędową, która w przyszłości pozwoli im na osiąganie jeszcze lepszej pozycji rynkowej.