Jak biura projektowe radzą sobie w czasie pandemii?



PropertyDesign.pl - 08-04-2020 15:25


Jak funkcjonuje biuro projektowe w czasach pandemii? - Epidemia wpłynie z pewnością na terminy zaplanowanych procesów inwestycyjnych. Miejmy nadzieję, że ten przestój nie potrwa jednak długo i niebawem wszystkie planowane inwestycje będą mogły bez problemów zostać zrealizowane. Będzie to jednak z pewnością inna, nowa rzeczywistość, z którą przyjdzie nam się zmierzyć - mówi Grzegorz Tacakiewicz, właściciel Tacakiewicz Ferma Kresek.

Czy biuro nadal funkcjonuje w okresie pandemii?

Grzegorz Tacakiewicz: Tak, oczywiście. Jak wiele innych biur dostarczających usług z zakresu różnorakiej działalności gospodarczej, zostaliśmy postawieni w bardzo nietypowej sytuacji kryzysowej. Jest to wyzwanie, któremu musimy sprostać, jeśli chcemy przetrwać ten kryzys.

Tacakiewicz Ferma Kresek to biuro projektowe specjalizujące się w projektowaniu obiektów przemysłowych – od złożonych obiektów przemysłowych, poprzez centra dystrybucyjne
i obiekty logistyczne, po budynki biurowe. Nasz zespół projektowy to 55 architektów,
3 specjalistów do spraw środowiskowych oraz obsługa administracyjna. Główna siedziba biura mieści się w Poznaniu, jednak dwa mniejsze biura funkcjonują również we Wrocławiu
i Krakowie. Jesteśmy w o tyle dobrej sytuacji, że możemy nadal działać w przeciwieństwie
do innych przedsiębiorstw czy też usługodawców.

Działamy. Na bieżąco realizujemy zlecane projekty, staramy się pozyskiwać nowe zlecenia. Pomimo wprowadzonych zmian w codziennym funkcjonowaniu związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 – nasza firma działa teraz bez większych zakłóceń, choć wymaga to większego wysiłku od wszystkich.

Jak wyglądał proces wprowadzania tych zmian, na czym one polegały?

GT: Jak dobrze wiemy, sytuacja od początku jest niezwykle dynamiczna. Spowodowane zagrożeniem epidemicznym zmiany w życiu społecznym nastąpiły niezwykle szybko i konieczna była natychmiastowa reakcja na dostosowanie organizacji pracy do wprowadzonych obostrzeń. Pierwsze środki ostrożności wprowadziliśmy już w lutym, kiedy pojawiły się doniesienia o sytuacji w Chinach. Zakupiliśmy i zamontowaliśmy wtedy dozowniki ze środkami odkażającymi w naszych biurach i przeprowadziliśmy kampanię informacyjną, jak należy zachowywać się w kontaktach z inwestorami zza granicy. Wraz z rozwojem sytuacji reagowaliśmy na bieżąco tzn.: ograniczyliśmy liczbę wyjazdów, kontaktów bezpośrednich z osobami z zewnątrz, przeszliśmy na tryb spotkań w formie telekonferencji.

Od początku marca zaczęliśmy przechodzić na pracę zdalną.

Jak to wyglądało?

GT: Nasza kadra kierownicza i dział HR błyskawicznie stworzyli i wdrożyli plan awaryjny, dzięki któremu większość pracowników miała możliwość przejścia na pracę zdalną. Podstawowymi narzędziami pracy naszych projektantów jest sprzęt komputerowy, profesjonalne oprogramowanie i telefon. Z tym był najmniejszy problem – narzędzia te po prostu zostały dostarczone naszym pracowników do domów. Kluczowe znaczenie ma jednak dostęp do projektów znajdujących się na naszym serwerze i wspólna praca nad projektami. I tu myślę, że nie tylko my, ale i większość społeczeństwa jeszcze bardziej doceniła rolę Internetu, który do tej pory był traktowany jako pewnik i coś oczywistego, co towarzyszy nam na co dzień. 

Jednak teraz jest to przede wszystkim niezbędne narzędzie pracy. Pewnym wyzwaniem
było zapewnienie pracownikom wykonującym pracę zdalną dostępu do naszych zasobów sieciowych. Kierownicy zespołów opracowali funkcjonujący system wymiany plików projektowych bazujących na tunelach dostępu do serwera i dyskach NAS. Jednocześnie wdrożyliśmy platformę BIM 360 umożliwiającą współdzielenie plików, co jest szczególnie istotne przy zespołowej pracy zdalnej. Pracownicy pozostają ze sobą oraz z biurem w stałym kontakcie poprzez służbowe telefony oraz wewnętrzny komunikator internetowy Microsoft Teams. Tak, jak to było przed wprowadzonymi zmianami: pracowników w kilkuosobowych grupach wspierają koordynatorzy, a całe zespoły – kierownicy. Nasi pracownicy tworzą zgraną ekipę. Do tej pory wszystko przebiega bez większych problemów.

Czy wszyscy pracownicy wykonują pracę zdalną?

GT: Większość architektów i specjalistów tak. Jednak ze względu na konieczność funkcjonowania firmy, pracownicy administracji i finansów nadal wykonują swoją pracę w biurze. To dzięki nim nasze biuro może funkcjonować stacjonarnie i co bardzo ważne – udzielać wsparcia technicznego pracownikom zdalnym, aby ci mogli płynnie obsługiwać naszych klientów, pomimo trudnej sytuacji, w jakiej się znaleźliśmy. Chodzi tu m.in. o dostęp do korespondencji, ploterów, drukarek i innych urządzeń do kompletacji dokumentacji projektowej. Jest to niewielka grupa osób, którym zapewniamy niezbędne środki ochrony. Nasz dział HR cały czas czuwa nad zachowaniem bezpieczeństwa. Na bieżąco przekazuje wytyczne specjalisty ds. BHP wszystkim pracownikom, zarówno na temat zachowania zasad ostrożności w pracy biurowej, jak i bezpieczeństwa pracy zdalnej. W szczególności zwracamy uwagę na to, by w biurze stanowiska pracy zachowywały bezpieczną odległość od siebie. Do dyspozycji mamy dystrybutory z płynem do dezynfekcji, rękawiczki i termometr bezdotykowy, regularnie dezynfekowane są klamki i poręcze. Na czas epidemii wszystkie samochody służbowe zostały oddane do dyspozycji pracowników na potrzeby przejazdów do domów, by w miarę możliwości pozwolić im uniknąć środków komunikacji publicznej.

Jak architekci radzą sobie z home office?

GT: Z punktu widzenia pracodawcy radzą sobie bez zarzutu. Wszystkie obowiązki wykonują tak jak do tej pory – profesjonalnie i na czas. Nie zdarzyła się jeszcze sytuacja, kiedy konieczna byłaby wzmożona kontrola ze strony kierowników. Dochodzą mnie jednak słuchy, że pracownikom brakuje kontaktu bezpośredniego ze swoimi współpracownikami, których do tej pory widywali codziennie i między którymi zawiązały się więzi koleżeńskie, nie rzadko przyjacielskie. 

W naszej firmie od zawsze panowała atmosfera rodzinna i nasi pracownicy tworzą zgrane grupy. Myślę, że w czasach izolacji, wszyscy borykamy się z tym problemem. Na chwilę obecną pozostaje nam niestety tylko kontakt telefoniczny i online, z którego oczywiście korzystamy, również aby porozmawiać nie tylko o pracy. Wszyscy musimy uzbroić się w cierpliwość i prezentować odpowiedzialną postawę. Czekamy na to, aż znowu spotkamy się wszyscy w biurze i będziemy mogli wspólnie zjeść razem lunch jak to było do tej pory.

Jakie zauważa Pan największe trudności w pracy biura projektowego podczas pandemii?

GT: Są to sytuację, które wcześniej nie stanowiły żadnego problemu – czyli bezpośrednie kontakty z inwestorami, podwykonawcami, rzeczoznawcami, wyjazdy i wizyty na budowach. Jednak największym utrudnieniem jest kontakt z urzędami oraz organami administracji publicznej. 

W związku z wprowadzeniem tzw. tarczy antykryzysowej urzędnicy prowadzący nasze procedury administracyjne coraz częściej zwracają nam uwagę na istotne zmiany wynikające z nowych przepisów. Oczywiście zdajemy sobie sprawę, że wprowadzona ustawa była konieczna w walce z pandemią, jednak dla nas oraz dla inwestorów jest ona niestety uciążliwa, ponieważ w wielu przypadkach praktycznie uniemożliwia nam uzyskiwanie decyzji np. decyzji środowiskowych czy pozwoleń na budowę. Bieg terminów procesowych i sądowych w postępowaniach administracyjnych nie rozpoczyna się w tej chwili, a rozpoczęty ulega zawieszeniu. Obowiązujące do tej pory terminy, którymi były związane organy i podmioty prowadzące postępowania, w tej chwili nie obowiązują.

Ponadto nowe postępowania zostaną wstrzymane, aż do skorzystania przez wszystkie strony ze swoich uprawnień lub zakończenia pandemii. Urzędy nie podejmują się zakończenia postępowań ze względu na to, że nie są w stanie zapewnić bezpiecznych warunków np. do zapoznania się przez strony z aktami sprawy. Będzie to się wiązało z przedłużeniem procesów inwestycyjnych. Pomimo wszystko staramy się utrzymywać kontakt z urzędnikami, którzy również w wielu przypadkach pracują z domów oraz rozwiązywać wspólnie problemy, które napotykamy. Wielu urzędników jeszcze nie wie, jak mają wyglądać poszczególnie etapy procedowania, ponieważ to wszystko ustalane jest na bieżąco. Na razie wszyscy radzimy sobie z zaistniałą sytuacją na tyle, na ile pozwala nam wprowadzona ustawa.

Jak obecna sytuacja wpłynęła na rynek budowlany z Pana perspektywy jako właściciela biura projektowego?

GT: Uważam, że w tym momencie jest jeszcze za wcześnie na oceny, ponieważ skutki obecnej sytuacji odczujemy dopiero za kilka tygodni czy miesięcy. Mimo narastającego na świecie niepokoju o wpływ epidemii na życie gospodarcze, my dalej realizujemy rozpoczęte projekty, tworzymy również koncepcje nowych inwestycji. Jednak, tak jak mówiłem wcześniej, epidemia wpłynie z pewnością na terminy zaplanowanych procesów inwestycyjnych. Miejmy nadzieję, że ten przestój nie potrwa jednak długo i niebawem wszystkie planowane inwestycje będą mogły bez problemów zostać zrealizowane. Będzie to jednak z pewnością inna, nowa rzeczywistość, z którą przyjdzie nam się zmierzyć.

Czy można zauważyć pozytywne efekty „uboczne” tej kryzysowej sytuacji?

GT: Niewątpliwie jest to zwiększenie świadomości na temat wielu do tej pory oczywistych spraw, pewna zmiana sposobu myślenia oraz dostrzeżenie i docenienie wielu aspektów. Zaobserwowałem wspaniałą postawę naszych pracowników, którzy pomimo trudności dalej bez zarzutu wykonują swoją pracę. Są w pełni zmobilizowani i zmotywowani do pracy, wspierają się nawzajem. Bardzo się cieszę i jestem dumny z tego, że przez lata udało nam się zbudować tak niesamowity, lojalny zespół pracowników oraz stworzyć taki system pracy oraz strukturę firmy, która sprawdza się nawet w tych trudnych warunkach. Zdaliśmy sobie wszyscy sprawę, jak bardzo nie dostrzegaliśmy wcześniej pewnych wygód pracy oraz życia codziennego i jestem przekonany, że w przyszłości zdecydowanie bardziej docenimy te na pozór zwykłe rzeczy oraz siebie nawzajem.

Przed nami święta Wielkiej Nocy i myślę, że jest to dobry czas na pewne refleksje.  Będzie to trudny okres dla nas wszystkich, dla przyjaciół i rodzin, które nie będą mogły spotkać się wspólnie przy świątecznym stole. Tym bardziej wszystkim w imieniu swoim oraz całej rodziny Tacakiewicz Ferma Kresek, pragnę złożyć serdeczne życzenia spokojnych i mimo wszystko radosnych Świąt Wielkanocnych oraz przede wszystkim zdrowia. W większości przypadków będziemy osobno, jednak warto pamiętać o tym, że wszyscy jesteśmy w tym razem i że na szczęście są komputery, smartfony, z których możemy skorzystać, żeby te święta, w ograniczony sposób, ale jednak, spędzić z najbliższymi.

Dziękuję za rozmowę