Katarzyna Miastkowska: musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, do czego służyć ma nam biuro



PropertyDesign.pl - 18-11-2021 09:08


Projektantka Katarzyna Miastkowska to autorka licznych projektów biurowych, współtworzyła m.in. siedzibę Wirtualnej Polski. Wiedzą o projektowaniu biur dzieli się m.in. na łamach niedawno wydanego przez Polską Izbę Nieruchomości Komercyjnych poradnika „W biurze 2022. Nowa normalność”. Naszej redakcji opowiada tym, jak pandemia pozwoliła oswoić się nam z modelem activity based working place, zaletach agoryzacji przestrzeni biurowych oraz… dlaczego te same cechy charakteru, które każą nam budować konstrukcje z parawanów na plaży, stanowią wyzwanie dla idei hot-desków.

Pisze Pani, że pandemia wytrąciła nas z letargu. Czy pozytywnym skutkiem ubocznym Covidu jest tchnięcie świeżości również w dziedzinę projektowania wnętrz biurowych? Czy w branży zauważa Pani rewolucję?

Zdecydowanie tak. Myślę, że najważniejszą rzeczą jaka uległa zmianie jest konieczność przyjrzenia się od nowa funkcjom biura i odpowiedzenia sobie na pytanie, do czego ma ono nam służyć. Rewolucja ta ma zresztą podwójną perspektywę: i pracodawcy, i pracownika. Jeszcze kilka lat temu idea „activity based working place” była dla wielu firm niemożliwą do przeprowadzenia rewolucją, ponieważ pozbawienie pracownika własnego, stałego biurka było postrzegane jako działanie wrogie. Nakłanianie ludzi do pracy „na hot deskach” oznaczało często transformację nie tyle logistyczną, co kulturową, bo taki proces obarczony był ryzykiem pojawienia się niezadowolenia i spadku morale.

Mimo, że często w ramach benefitów pracy w takim systemie oferowano dodatkowe dni wolne, lub bardziej elastyczne godziny – to nadal było to raczej kategoryzowane jako forma zadośćuczynienia za utracone w procesie optymalizacji kosztów najmu stałe biurko. Pandemia zmusiła nas wszystkich do zmiany starych przyzwyczajeń. Pokazała, że nawet bez możliwości codziennego przychodzenia do biura nadal można pracować. Mało tego, niekiedy jest to bardziej atrakcyjne niż przypuszczaliśmy.

Z punktu widzenia pracodawców – rewolucja wymusiła działania związane z zarządzaniem kosztami przestrzeni najmu (nikomu nie uśmiecha się płacenie za stojące rzędy pustych biurek), ale też takie jej przeorganizowanie, żeby odpowiedzieć na realne, nowe potrzeby pracujących w nowych modelach, pracowników. To nie zawsze oznacza redukcję po-wierzchni najmu, czasem wręcz przeciwnie – ponieważ miejsca spotkań też wymagają przestrzeni – ale na ogół oznacza transformację spaceplanów, co czasem też wiąże się z koniecznością przejścia całej firmy do innego miejsca.

Jednym z proponowanych modeli pracy jest model agory, z którym wiąże się agoryzacja przestrzeni biurowej, która miałaby służyć przede wszystkim spotkaniom i eventom służbowym. Jak zaprojektować biuro działające w takim modelu pracy? Czy standardowe stanowiska pracy mają w nim jeszcze w ogóle rację bytu? Jak, jako architekt, wyobraża sobie Pani taką „biurową agorę”?

Ten model rzeczywiście bardzo zyskał na popularności – ludzie są spragnieni bezpośredniego kontaktu i przestrzeń, która stwarza ku temu warunki jest dziś bardziej pożądana. Klimat takiego miejsca nieco nawiązuje do współczesnych kawiarni – daje możliwość półoficjalnych rozmów, ale też nie narzuca zajęcia określonego miejsca czy sztywnych reguł użytkowania. Można płynnie przemieszczać się między stolikiem kilkuosobowym a pojedynczym, gdzie rozłożymy się z laptopem, żeby odbyć spotkanie zdalne lub porozmawiać przez telefon. To trochę tak jakbyśmy mieli własny, firmowy „ekskluzywny klub” – otwarty dla określonej społeczności, ale też pozostawiający przestrzeń na różne formy użytkowania – od umówienia się na szybką kawę i podrzucenia dokumentów, po bardziej formalną imprezę firmową.

Mimo elastycznego charakteru, nie jest to jednak model, który zaspokoi wszystkie potrzeby i będzie do zastosowania w każdej firmie. Działy backoffice’owe, które pracują na dokumentach, często nadal papierowych, osoby korzystające ze specjalistycznego sprzętu - choćby podwójnych monitorów czy np. działy pracujące na poufnych danych, będą nadal potrzebowały innego środowiska. Agora przyda im się co najwyżej do spotkań koleżeńskich, ale nie zastąpi im to biurka i krzesła czy gabinetu.

Myślę natomiast, że warto przeczytać cały poradnik „W biurze 2022”, żeby zorientować się w różnych wariantach aktualnych trendów form pracy. Jest to dla większości firm całkowicie nowa rzeczywistość, a wiedza zebrana w tej publikacji może trochę podpowiedzieć i naprowadzić na pomysły, jak radzić sobie z tą sytuacją. Pamiętajmy, że to nie jest też tylko kwestia samej organizacji biur, ale przede wszystkim naszego zdrowia, regulacji prawnych dotyczących pracy zdalnej czy ogromnych obciążeń psychologicznych, które się z tym wiążą. Wszystkie te zmiany to jest góra lodowa, w której aranżacja biura jest tylko małym, widocznym wierzchołkiem.

Praca zdalna i hybrydowa podczas pandemii zaowocowały powrotem koncepcji hot desków w biurze. Jak zaprojektować stanowisko pracy, z którego korzystać ma wiele osób?

Dobre pytanie. Pamiętam materiał (bodajże ze Stanów), który oglądałam na początku pandemii, pokazujący firmę, która próbowała zorganizować bezpieczne biuro do pracy. Było tam wszystko. Wymienione blaty, przegrody, folie antywirusowe, lampy UVC, system wentylacji prawie jak w salach operacyjnych, do tego zasady poruszania się po korytarzach i kropidła z wodą do dezynfekcji na każdym rogu. Tylko ludzi nie było. Mina właściciela tej firmy mówiła wszystko.

Dlatego mimo, że teorii na ten temat jest wiele, myślę, że musimy zacząć od tego, że przede wszystkim jesteśmy ludźmi i gdy obezwładnia nas strach, to żadne argumenty nas nie przekonają. Działa to zresztą w obie strony. Niektórzy, jak wiemy, najbardziej boją się zaszczepić. Więc nie ma i raczej nie będzie jednej prostej recepty na organizację pracy idealnej dla wszystkich.

Aktualnie, po blisko dwóch latach,  obserwuję, że chyba największą przeszkodą we wdrożeniu efektywnej pracy na hot deskach jest jeszcze inny trend – mianowicie, czysto ludzka tendencja do zawłaszczania miejsca. Każdy kto był nad Bałtykiem wie, że jesteśmy narodem parawaniarzy i mamy ogromną potrzebę zagarniania przestrzeni. Jak łatwo zaobserwować to choćby na rodzinnych obiadach – ale też w biurach, gdzie hot deski już wdrożono – ludzie mają tendencje do siadania ciągle w tych samych miejscach.

Gdy przyjdą do biurka X i zobaczą, że ktoś siedzi tam, gdzie oni siedzieli przez ostatnie trzy dni, to mogą poczuć się z tym niekomfortowo, jakby ktoś im coś odebrał. To samo z salami konferencyjnymi – jest ich na ogół za mało, więc najlepiej zablokujmy je na stałe, po kilka godzin, żeby potem nie było, że dla nas zabraknie miejsca.  Myślę, że niestety to jest temat bardziej na filozoficzną dyskusję o psychologii czy sztuce dzielenia się ograniczonymi zasobami, niż o dezynfekcji blatów, uniwersalnych stacjach roboczych i przegrodach nabiurkowych. Po prostu – musimy nauczyć się od nowa zasad współpracy.

Zauważa Pani, że organizacja pracy pozostanie przez najbliższe kilka lat w trakcie zmian i modyfikacji. W Pani obserwację wpisuje się trend projektowania przestrzeni elastycznych, gotowych na szybkie zmiany. Jak zaprojektować biuro, które w razie potrzeby można dostosować do nagłych zmian: sytuacji epidemiologicznej, wyników nowych badań czy poczynionych obserwacji społecznych?

Temat elastycznych biur jest szalenie trudny, ponieważ infrastruktura to nie Internet i z natury nie jest elastyczna. Gdzieś muszą być floorboksy, gdzieś muszą być lampy zapewniające odpowiednią ilość luksów na biurko, musi być określona ilość toalet czy odpowiednia ilość wymian powietrza w danej przestrzeni – uzależniona od ilości współdzielących ją osób. Pełna elastyczność przestrzeni to na chwilę obecną niestety mit.

Dlatego uważam, że należy odwrócić myślenie i zastanowić się raczej nad elastycznością użytkowników biura w stosunku do dość sztywnej przestrzeni, ale zaprojektować ją tak, żeby miała szansę obsłużyć różne funkcje. Funkcje, a nie osoby. Trzeba zastanowić się nad modelami współdzielenia pomieszczeń o określonych zadaniach. Nie tylko openspace'ów, co jest akurat łatwe, ale też gabinetów czy całych sekcji o określonych funkcjach lub wyposażeniu. Nie jest to proste, ale dopóki prąd nie jest bezprzewodowy, przy tak zmiennych warunkach epidemiologicznych jakich obecnie doświadczamy, to my musimy być tym najbardziej elastycznym elementem.

Czy zmieniająca się sytuacja na rynku biurowym będzie wymagała od architektów nowych kompetencji? Wspomina Pani np. że kiedyś to klient przygotowywał brief, teraz – architekt sam przedstawia brief firmie, dla której projektuje biuro.

Architektura jest już dziś tak interdyscyplinarną dziedziną, że oczekiwanie od zawodu, który i tak już łączy inżynierię, sztukę, prawo, management, a coraz częściej również kompetencje informatyczne, psychologiczne i finansowe, że będzie jeszcze rozwijał się w kierunkach badań socjologicznych byłoby już zbyt okrutne. Ale są na rynku konsultanci, firmy badawcze i doradcze, którzy sobie z tym poradzą i coraz częściej widzę, że klienci albo architekci się do nich zwracają, aby wypracować takie modele. To nie są proste sprawy. My akurat po wielu latach doświadczeń opracowujemy już ten etap samodzielnie, ale to i tak są kwestie, które wymagają dodatkowego czasu, skupienia, analizy i syntezy wniosków, oraz są gdzieś na pograniczu kompetencji HR, zarządczych i projektowych.

I co podkreślam – to jest dodatkowe zadanie, które nie jest standardem w pracy stricte projektowej i w żadnym wypadku nie powinno być tak traktowane. Jest natomiast w moim przekonaniu aktualnie niezbędne, bo firmy, nawet wielkie korporacje, są zagubione. Jest to dla wszystkich nowa rzeczywistość, więc musimy sobie teraz nawzajem pomagać i być bardziej tolerancyjni. Nie ma jedynych słusznych rozwiązań. Każda sytuacja jest inna.

Czym jest Organic Fit Out?

Organic Fit Out stał się naszą autorską metodą właśnie do analityki potrzeb klienta biurowego w oparciu o pierwotne funkcje miejsca pracy i zadania. Pracowaliśmy tak z klientami już od dość dawna, natomiast pandemia pokazała, że jest to podejście, które może być teraz jeszcze bardziej efektywne niż zwykła analityka ilościowa. W skrócie sprowadza się do tego, aby skupić się na elementarnych działaniach firmy i takich procesach, które stanowią podstawy jej funkcjonowania i wokół tego dopiero rozwijać kształt biura.

Oznacza to, że trzeba spojrzeć do wewnątrz organizacji, zastanowić się, co tak naprawdę jest potrzebne pracownikom, aby mogli jak najsprawniej funkcjonować samodzielnie, ze współpracownikami i infrastrukturą i podążać za tym – a nie za przyzwyczajeniami czy strukturą. Nie chodzi o robinhoodyzm, ale np. naprawdę nie każdy dyrektor musi mieć gabinet i nie każdy szeregowy pracownik może pracować na hotdesku. Czasem nawet zamiana takich dwóch osób z ich dotychczasowymi punktami pracy może się okazać bardzo owocną zmianą.

W innych przypadkach możliwość odesłania np. pracowników działających w systemie telefonicznym do pracy zdalnej może oznaczać dla nich istotny odzysk kosztów dojazdów, a dla firmy zwolnienie wielkiej przestrzeni i potencjał na odzysk kosztów najmu. Najważniejsze jest jednak, żeby nie iść na skróty i nie powielać cudzych rozwiązań, tylko zastanowić się nad własną organizacją i do niej dostosować rozwiązania. Wtedy na pewno mamy szansę wytrwać z tymi rozwiązaniami.

Dziękuję za rozmowę

--------------------------

Katarzyna Miastkowska

Absolwentka studiów magisterskich i doktoranckich na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, oraz studiów projektowania architektury wnętrz na ASP. Właścicielka wielokrotnie nagradzanej pracowni Fruit Orchard, specjalizującej się w przede wszystkim w projektowaniu wnętrz biurowych i kompleksowym doradztwie w dziedzinie organizacji i designu przestrzeni do pracy, w tym rozwiązań post-covid.